用這4招讓團隊主動承擔責任，主管不用凡事都親力親為

當您開始思考如何培養團隊成員的「承擔責任心態」時，恭喜您，這正是落實：「主管的任務不是解決所有問題，而是建立一個能解決問題的團隊」 這個理念的開始。一個勇於承擔責任的團隊，不僅能減輕主管的負擔，更能讓團隊的潛力得到充分發揮，最終推動團隊走向成功。

培養團隊成員的「承擔責任心態」，並非只靠嘴上說說，而是需要主管透過具體的管理行為來引導和塑造。以下有幾種方法能幫助您訓練同事勇於承擔責任。

1. 鼓勵「主動發現問題」

• 概念說明：
  一個有負責心態的團隊成員，不會只是被動地等待指令或等到問題爆發才反應。他們會具備敏銳的觀察力，在潛在的問題還未造成重大影響前，就能主動識別並採取行動。

• 主管具體做法：

• 建立開放溝通文化：
  鼓勵團隊成員在發現任何異常或潛在風險時，能毫不猶豫地提出來，即使那不是他們「份內」的事。讓他們知道主動回報是被重視的行為。

• 正向強化主動行為：
  當有同事主動發現並回報問題時，給予立即的肯定與讚賞。
  正反範例：
  ❌ 『主管沒交代我就沒做。』」（被動等待，缺乏主動性）
  ✅ 『我發現系統回報延遲，已先記錄異常，並主動通報資訊部⾨處理。』」（主動發現問題，及時處理）。
  主管可以引用後者的行為，稱讚該同事展現的負責精神。

• 引導思考而非直接給答案：
  當同事回報問題時，不要立刻自己跳下去解決或直接告訴他們怎麼做。可以引導他們思考問題的根源、可能的影響範圍以及初步的解決方案。這訓練他們從「發現者」轉變為「初步的「責任人」」。

• 在例行會議或討論中強調主動性： 定期詢問團隊成員是否發現任何需要注意的問題或流程可以改進的地方，將「主動發現」融入團隊日常運作。

2. 創造環境讓團隊「勇於承擔錯誤」 並從中學習

• 概念說明：
  害怕犯錯是阻礙承擔責任的一大原因。如果員工知道犯錯會受到嚴厲責備或懲罰，他們可能就不敢嘗試、不敢表達，甚至會隱藏錯誤。主管需要營造一個環境，讓團隊知道犯錯是學習過程的一部分，關鍵在於如何面對和從錯誤中學習。

• 主管具體做法：

• 區分「犯錯」與「不負責」：
  犯錯可能是因為經驗不足、技能待加強、判斷失誤等，而「不負責」通常指推卸責任、隱瞞不報、重複犯同樣的錯且不檢討改進。清晰地讓團隊理解兩者的區別。

• 當錯誤發生時，專注於解決問題和學習：
  正反範例：
  ❌ 『這不是我的錯，是其他部⾨的問題。』」（推卸責任，缺乏擔當）
  ✅ 『雖然是其他部⾨的環節出問題，但我在流程上也有監控不⾜，下次會提前設立檢查點。』」（勇於承擔，展現責任感）。
  您的反應應該更像後者，與犯錯的同事一起分析錯誤的原因，找出流程或方法上的漏洞，並討論如何避免下次發生。

• 允許「犯錯與學習」：
  是有效授權的重要一環。當您將任務授權給同事時，就要預期到他們可能會做得不如您快或完美，甚至犯錯。您的職責不是因此收回授權或責罵，而是給予並支持其學習的機會。
  例如：「這次雖然有些地⽅需要修正，但你已經掌握了關鍵⽅向，我們⼀起檢討，讓你下次能做得更完整。」（允許學習，持續⽀持）。這種支持性的態度，能鼓勵他們下次更願意承擔困難的任務。

• 主管以身作則：
  當您自己或團隊的決策失誤導致問題時，勇於承認責任，並帶領團隊檢討改進。這會為團隊樹立一個非常好的榜樣。

3. 賦予機會讓團隊「為團隊爭取資源」

• 概念說明：
  承擔責任不僅是對已分配任務負責，也包含主動為完成任務或團隊目標創造更好的條件。這需要員工跨越「做好自己本分」的界線，將視角擴展到團隊的整體需求。
  

• 主管具體做法：

• 授權他們進行資源爭取或協調：
  不要總是由您親自去跟其他部門溝通、爭取預算或要求支援。對於一些適合的任務，可以授權給團隊成員去負責。例如，讓負責某個專案的同事去跟其他部門協調時間或資源。

• 提供必要的指導和支持：
  他們在爭取資源的過程中可能會遇到困難或挫折，您需要提供指導、策略建議，並在關鍵時刻給予支持或介入。

• 肯定爭取資源的努力：
  正反範例：
  ❌ 『預算不夠，我們只能照這樣做了。』（被動接受條件，缺乏⾏動）
  ✅ 『我已和主管爭取增加預算，並提出兩套節省成本的⽅案，爭取團隊更好的資源配置。』（積極爭取資源，替團隊創造機會）。當團隊成員展現出後者這種積極爭取、為團隊創造更好條件的行為時，一定要給予高度肯定。

• 解釋背後的原因和目標：
  讓團隊成員理解為什麼爭取資源是重要的，以及這與團隊的整體目標有何關聯。當他們理解了更大的圖景，會更有動力去承擔這方面的責任。

4. 透過「清楚設定標準與期待」 和「大方給予回饋」 強化責任

• 概念說明：
  責任感需要有明確的對象和標準。員工需要清楚知道他們被要求為什麼負責，以及負責到什麼程度。同時，定期的回饋（無論是正面的肯定還是負面的改進建議） 才能讓他們知道自己的表現是否符合要求，以及如何做得更好。沒有明確的標準和回饋，責任感就像無的放矢。

• 主管具體做法：

• 授權時明確目標和期望：
  如同有效授權所述，告訴他們您期待的成果、品質、時程等。例如：「我希望你們每週提交⼯作進度簡報，內容要包含本週完成事項與下週計畫。」。當目標清晰，他們就知道自己需要對哪些結果負責。

• 建立追蹤機制：
  設定定期的追蹤點，這既是確保任務順利進行，也是讓員工知道他們的進度是會被檢視的，這無形中也強化了他們的責任感。

• 給予具體且及時的回饋：
  當員工表現好時，具體說明哪裡做得好。當表現不佳時，也要勇敢指出，並提供改進建議。
  正反範例：
  ❌ 『這次就算了，下次注意⼀點。』（沒有實質回饋，無助於改善）
  ✅ 『這份報告裡數據來源不清楚，建議加上引⽤說明，下次報告要更嚴謹。』（具體指出並提供建議）。這種具體的引導，讓他們知道下次需要對哪些細節負責。

• 將責任與績效連結：
  讓團隊成員明白，他們在承擔責任、完成任務並從中學習的過程中，也直接影響到他們的個人成長和績效表現。

總結

訓練同事勇於承擔責任，是主管從「執行者」 轉變為「領導者」 的重要能力體現。這需要您：

1. 透過有效授權，賦予他們承擔責任的機會。 請明白，允許犯錯是學習的必經之路。

2. 明確設定標準與期待，讓他們知道要為什麼負責。

3. 建立追蹤機制，並給予具體且建設性的回饋，幫助他們檢視表現並持續進步。

4. 最重要的是，積極培養團隊成員「主動發現問題」、「勇於承擔錯誤」和「為團隊爭取資源」 這三種關鍵的負責心態。 這需要您創造一個支持性的環境，鼓勵這些行為，並以身作則。

這過程需要時間和耐心，但當您的團隊成員都能發展出強烈的負責心態，他們會變得更加主動、有解決問題的能力，您的團隊將真正成為一個高效且有活力的團隊，而您也將能更專注於主管更具價值的任務！

希望這些具體的做法能幫助您在培養團隊責任感這條路上更加順遂！

參考資料：《從員工到主管 50個關鍵議題 上》

{ 延伸閱讀 ｝

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